Overclockers Virtual Receptionist

Overclockers Virtual Receptionist
Registro de visitas via web, una vez registrado se envia mensaje via Webex a quien genera el registro y a recepción
Mensaje via Webex al generar la Cita via Servicio Web
Al recibir personal en recepción Meraki determina cuantas personas se encuentran en 3 distintas zonas
Las visitas se registran en una base datos y se muestran en un dashboard permitiendo saber la frecuencia de uso de la solución

Inspiración

Debido a la nueva normalidad es importante considerar otras opciones con respecto a la atención en una recepción, principalmente por la afluencia de personas y contacto entre los distintos asistentes y recepción. Es importante proponer una solución a través de la tecnología que facilite la gestión de una recepción, proveyendo seguridad y bienestar al personal sin sacrificar los niveles de servicio.

Overclockers Virtual Receptionist

Overclockers Virtual Receptionist es una solución personalizable, que permite contar con un asistente virtual en la recepción de una compañía que permite contar con un servicio automatizado y con la opción de interactuar con personal en el comento que lo requiera en caso de necesitarlo.

Funcionalidades

Registro de una Cita: Se desarrolló un servicio web el cual permite concentrar la información de la cita y generar el registro correspondiente. El servicio Web se encuentra integrado con Cisco Webex Teams, el cual al detectar la creación de un nuevo registro envía una notificación vía Webex a la persona que realizó el registro, así como a la recepcionista. La informacion de la cita se comparte vía una tarjeta que incluye: el ID de la cita, cliente, asunto, personal o departamento, fecha y hora de la visita.

Nota: El ID es el identificador único que la persona que realizará la visita deberá de contar para su ingreso.

Al llegar el personal a recepción se consideran tres escenarios distintos:

Se cuenta con Cita: La persona que asiste a recepción con cita, cuenta con un ID, el cual es ingresado a través de la Cisco Webex DeskPro en conjunto con su nombre. Una vez ingresada la información, se notifica a quien recibirá la visita que la persona se encuentra en recepción y que tiene que ir a recibirla.

No se cuenta con Cita: La persona que asiste a recepción sin cita puede obtener una cita a través del llenado de un formulario en la Cisco Webex Deskpro. Cada cita generada notifica al Cisco Webex de la recepcionista para confirmar a quien se está solicitando una cita.

Solicitar asistencia: En caso de requerir asistencia personalizada es posible establecer una video llamada entre la recepcionista (remota) y el usuario en la recepción (Cisco Webex DeskPro).

Algunos puntos importantes:

Cada interacción se guarda en un registro que se puede visualizar a través de un tablero para contar las métricas de uso de la aplicación y el nivel de adopción de la solución
La bitácora de visita se planea manejar de manera digital y no en papel como en la mayoría de los casos ocurre
Durante las interacciones se realizan snapshots vía cámara de Meraki para determinar cuánta gente se encuentra en la recepción y así, de manera proactiva interactuar con ellos

Retos

Los principales retos a los cuales se enfrenta la solución, es la integración entre las múltiples tecnologías como lo es la Webex Desk Pro, Webex, Meraki, Power BI y un Servidor web para el levantamiento y control de la información de las reuniones.

Uno de los mayores retos fue la integración de features dentro de la Webex Desk Pro, como fueron los botones de acciones personalizadas, los formularios y conexión con servidor remoto.

Logros

La conexión de la Webex Desk Pro y la MV Camera con un servidor remoto para la recopilación de la información obtenida de estos dispositivos en una base de datos, permitiendo el envió de notificaciones a Webex con formato de tarjetas y la generación de analíticos Bussiness Intelligent a partir de la información recopilada.

Aprendimos

En base a lo trabajado en este proyecto, pudimos determinar el alcance que tiene la Webex Desk Pro y la MV Camera para una integración entre diferentes plataformas.