Dráttarvélin

Heildarupphæð dráttarvaxta
Greining gagna eftir kaupanda og birgja

Inspiration

Við skoðuðum opna reikninga ríkisins í þeim tilgangi að komast að því hvar möguleiki væri á sparnaði. Þar tókum við eftir því að það væri töluvert um reikninga sem höfðu safnað á sig dráttarvöxtum. Samkvæmt gagnasérfræðingi hjá Advania eru opnir reikningar ríkisins aðeins lítið hlutfall allra reikninga ríkisins, hann taldi þá aðeins vera um 10% allra reikninga. Eftir ítarlega rannsókn á opinberum gögnum sáum við að stórar fjárhæðir sóast í dráttarvexti. Dráttarvextir orsakast af kröfum sem greiddar eru eftir að gjalddagi er liðinn og því væri hægt að spara töluverða fjármuni einfaldlega með betra skipulagi.

What it does

Lausnin okkar er innleiðing á stafrænu vinnuafli sem vaktar ógreiddar kröfur í banka.

Róbot tengist netbankanum með vefþjónustutengingu og sækir allar þær kröfur sem eru á gjalddaga einhverja daga fram í tímann og einnig þær kröfur sem eru komnar yfir gjalddaga. Því næst fer róbotinn í viðskiptakerfi stofnanarinnar og athugar hvort hann finni reikning frá kröfuhafanum á móti kröfunni sem er í bankanum. Þar leitar hann bæði að ójöfnuðum og ósamþykktum reikningum og jafnvel fleiri en einum reikning á móti hverri kröfu.

Út frá þessum upplýsingum útbýr róbotinn yfirlitsskjal þar sem fram koma helstu upplýsingar um kröfuna. Upplýsingar eins og upphæð, gjalddagi, kröfunúmer og kennitala & nafn kröfuhafa. Í skjalinu koma einnig fram upplýsingar um reikninginn sem fannst í viðskiptakerfinu. Þar sést upphæð og gjalddagi reiknings ásamt upplýsingum um hvort reikningurinn sé ójafnaður eða ósamþykktur. Sé reikningurinn ósamþykktur koma fram upplýsingar um samþykktaraðilann sem reikningurinn hangir á. Róbotinn ber einnig saman gjalddaga kröfu og reiknings til að athuga hvort gjalddaginn stemmi. Finnist enginn reikningur í viðskiptakerfi á móti kröfunni er það tekið fram í yfirlitinu.

Þegar gjalddagi ósamþykkts reiknings nálgast getur róbotinn sent tölvupóst á samþykktaraðilann sem reikningurinn hangir á. Í þeim tilfellum sem engin reikningur finnst á móti kröfu í heimabanka getur róbotinn útbúið tölvupóst til birgjans í þeim tilgangi að óska eftir reikningi fyrir kröfunni.

Einnig væri hægt að sjálfvirknivæða greiðslur ákveðinna krafna séu reikningarnir frá þeim birgja reglubundnir og fyrir ákveðna upphæð. Ásamt því er möguleiki á sjálfvirkum samþykktum á reglubundnum reikningum í þeim tilgangi að flýta fyrir samþykktarferlinu.

How we built it

Við notuðum Excel og Power BI til gagnavinnslu og gagnaframsetningar. Lausnin yrði útfærð í hugbúnaðinum UiPath en einnig yrði notast við vefþjónustutengingar í bankann. UiPath getur þá tengst bönkunum með vefþjónustutengingu og sótt gögn um ógreiddar kröfur. Með notkun UiPath er einnig hægt að tengjast viðskiptakerfum stofnananna í gegnum vefþjónustu eða gagnagrunn í þeim tilgangi að sækja upplýsingar um þá reikninga sem hafa borist stofnununum.

Challenges we ran into

Það er óskýrt hvernig ríkisreikningum og opnum reikningum ríkisins er háttað, það vantar aðgengilega skjölun fyrir þessi gögn. Við gátum ekki fundið gögn um það hve stórt hlutfall reikninga ríkisins eru opnir reikningar og því reyndist erfiðara að meta það hve mikið þessi lausn getur sparað ríkinu.

Accomplishments that we're proud of

Út frá gefnum gögnum greindum við vandamál sem við trúum að við getum leyst og sparað bæði pening og mannstundir fyrir ríkið. Þessi ávinningur myndi nást eingöngu með betra skipulagi, ekki þarf að skerða þjónustu ríkisins á neinn hátt.

What we learned

Óskipulag virðist ríkja innan stofnana ríkisins varðandi greiðslu á kröfum/reikningum. Því er mögulegt að spara stórfé með betri yfirsýn útbúin af snjallri rsjálfvirkni.

What's next for Dráttarvélin

Halda áfram að skoða og greina fjárhagsgögn ríkisins til þess að komast að fleiri mögulegum leiðum sem ríkið getur nýtt sér til að spara fjármuni á einfaldan hátt.