33_LebensnotwendigeDienstleistungen_DiWaDigitalesWartezimmer

Unsere Inspiration

Jeder saß schon Mal eine gefühlte Ewigkeit beim Arzt. In den Tagen der Coronakrise ist dies noch verstärkt ein Problem - nicht nur, weil die Arztpraxen völlig überlaufen sind, sondern auch weil in den Wartezimmern selbstredend auch immer eine Ansteckungsgefahr bezüglich des neuen Coronavirus existiert.

Entsprechend wäre es von Vorteil, so wenig Patienten wie möglich gleichzeitig innerhalb der Praxis zu halten; dies ist allerdings bei dem aktuellen technischen Ausstattungsstand in den Arztpraxen nicht ohne weitreichende Aufwendungen möglich, da hiermit ein erheblicher Koordinationsaufwand einhergeht. Patienten müssten telefonisch und, vor allem, manuell für den Behandlungsstart benachrichtigt werden, wenn sie sich nicht in unmittelbarer Nähe des Arztes aufhalten. Sollten sich weiterhin Termine durch Verzögerungen im Betriebsablauf der Praxis verschieben, müssten mit jedem Update alle wartenden Patienten angerufen werden - evident ist, dass dies in keiner Relation zum Gewinn stehen würde.

Also ist es scheinbar nicht möglich zu verhindern, dass die Patienten innerhalb der Praxis warten…

Unserer Problemdefinition

Erhöhtes Infektionsrisiko in Wartezimmern
Lange Wartezeiten in Wartezimmern
aufwändiges Management der Benachrichtigungen bei Terminverschiebungen/lange Wartezeiten

Wie wir es gelöst haben!

Im Zentrum steht bei unserem System die Benachrichtigung der wartenden Patienten per SMS. So gut wie jeder Patient hat eine Mobiltelefonnummer, unter der er erreicht werden kann - entsprechend kann so gut wie jeder Patient in unser digitales Wartezimmer aufgenommen werden.

Wenn der Patient einen Termin (online oder telefonisch) ausgemacht hat, wird er in der Praxis in das DiWa-System eingetragen. Dadurch sind sowohl sein Termin, als auch seine Kontaktdaten vermerkt.

Sollte sich nun der Zeitpunkt des Termins verschieben müssen, wird dem Patienten automatisch eine SMS mit der nun aktuellen, geschätzten Uhrzeit des Termins sowie der verbleibenden Wartedauer zugesandt. Daran kann er sich orientieren, und anschließend (auch nach Empfang einer automatischen Terminerinnerung via SMS, kurz bevor die Behandlung starten kann) direkt zur passenden Uhrzeit die Praxis betreten und direkt zum Behandlungsraum gehen.

Natürlich hat nicht jeder Patient, der eine Arztpraxis betritt, einen Termin. So kann ein Patient, der sich ohne Termin in der Praxis meldet, ebenfalls seine Mobilfunknummer für das DiWa hinterlassen, verlässt die Praxis anschließend wieder, und kann sich in der Umgebung aufhalten. Sobald ein Platz für den Patient gefunden werden kann, wird er ebenfalls per SMS benachrichtigt, und kann wie oben sich sofort zum Behandlungsraum begeben.

So muss der Patient das örtliche Wartezimmer der Praxis nicht einmal betreten, was nicht nur für den Patienten eine angenehmere Erfahrung darstellt, sondern auch in Hinblick auf das Infektionsrisiko die sicherere Alternative ist.

Was unsere Lösung besonders macht?

Unsere Lösung stellt im Vergleich zu anderen Lösungen so gut wie keinen Aufwand für die Patienten da.

Wie gut sich unsere Lösung skalieren lässt

Die Softwarelösung benötigt weder eine on-premises-Installation (da sie vollständig im Browser läuft) noch eine Installation auf den Handys der Patienten. Durch das Deployment in der Cloud ist die Lösung weiterhin selbstverständlich sehr flexibel skalierbar.

Wie geht es weiter

Unser Prototyp ist natürlich nur die Spitze des Eisbergs. Entscheidend ist, dass unser System nicht nur in Krisenzeiten sondern auch im Normalbetrieb zu weniger Wartezeiten führen könnte und auch viele Weiter Funktionalitäten erfüllen könnte.

Mögliche Ideen zur Weiterentwicklungen die währende der Entwicklung entstanden sind:

Online-Terminanmeldung: Eine solche passt perfekt zu unserer Lösung und erspart den Arzthelfern weitere Arbeit.
Verarbeitung der Behandlungsdauer: Informationen über die Dauer verschiedener Behandlungsarten können vollautomatisch gesammelt werden. Somit kann nicht nur die Terminabsprache genauer geplant werden, sondern das System kann vollautomatisch erkennen wie viel Verzögerung bis zu welchem Termin wieder hereingeholt werden kann.
Besondere Vorkommnisse/Notfälle: Natürlich läuft der Alltag nicht immer so wie man sich diesen vorstellt. Das System muss angepasst werden, sodass auch Notfälle/Besondere Vorfälle durch dies unterstützt werden. Um in solchen stressigen Situationen auch die Arzthelfer zu entlasten.
Mitteilungen über verschiedene Kanäle: Nicht jeder hat heute ein Handy gerade bei älteren ist dieser Kommunikationskanal oft nicht möglich. Automatisierte Anrufe, WhatsApp, Brieftaube, bieten Alternativen zur SMS.
Erinnerungen an Medikamente: Gerade ältere Menschen vergessen eventuell ihre Medikamente zu nehmen, über das System ließen sich auch solche Erinnerungen kommunizieren.
Ärztliche Unterlagen via SMS: über denselben grundlegenden Kommunikationsweg können auch per Link andere ärztlichen Unterlagen versandt werden; z.B. bei Rezepten eignet sich das, da diese dann nicht unbedingt sofort fertiggestellt werden müssen.

Fortschritt

Freitag, 20.03.2020

Challenge mining und review der angebotenen Challenges auf Airtable
Einrichtung der Entwicklungsumgebung(en) und Tools für die Kollaboration (u.a. via. Trello Boards, Figma, Discord und Slack)

Samstag, 21.03.2020

Einrichtung der Projektinfrastruktur: Deployments / Firebase / Twilio
Design der Customer Journeys / Wireframes
Coding

Sonntag, 22.03.2020

Coding
Videoproduktion
Devpost

Hinweise zur Demo

Die Demo nutzt eine aktive Firebase-Datenbank in der Cloud, Änderungen im Frontend werden dort übernommen. Wir bitten deshalb um einen verantwortungsbewussten Umgang mit der Demoanwendung.

Was (nicht) funktioniert

Mit der Veröffentlichung des GitHub-Repositories haben wir jegliche Twilio-SMS-Funktionalität für nicht-verifizierte Nutzer blockiert, um übermäßige Kosten durch API Calls im großen Maßstab zu vermeiden.
Patienten können hinzugefügt, bearbeitet und mit Terminen versehen, jedoch nicht gelöscht werden.