Problembeschreibung:

Warum habt ihr euch für diese Herausforderung entschieden?

Wir wollen die digitale Transformation von Schulen begleiten und dabei die Nutzung von bereits bestehenden Lösungen und Tools im Schulalltag nachhaltig verbessern. Der besondere Fokus liegt dabei auf der Bündelung von Ressourcen und der Reduzierung von Zugangshürden durch den Aufbau einer unabhängigen Plattform.

Uns fehlt im Bildungswesen derzeit Folgendes:

• Transparenz der bestehenden und zugelassenen Tools im Bildungswesen
• Die Nutzung von Synergien und die Steigerung von Effizienz aus bereits vorhanden Tools
• Die Bereitstellung einer unabhängigen Schul- und bundesländerübergreifenden Plattform
• Eine Bündelung von Ressourcen (Personal und Prozesse) und die Verwendung von “Best Practices”
• Der systematische Abbau von Bürokratie und die Stärkung von Chancengleichheit
• Die Reduzierung von Zugangshürden
• Die Erleichterung von Kommunikation aller Beteiligten

Was wir erreichen wollen:

• Die Auswahl der benötigten Tools soll für alle Beteiligten (Eltern, Schüler:innen, Lehrkräfte sowie Schulleitungen, Schulverwaltungen und Schulträger/Politik) frei, transparent und unabhängig sichergestellt werden
• Die bereits bestehenden Ressourcen für die digitale Transformation sollen effizient genutzt werden

Unsere Kernfrage: Wie kann man bereits bestehende Ressourcen und Tools bündeln, um sich im Dschungel der aktuellen Tools zurecht zu finden und so allen Beteiligten eine einzige Plattform für die Kollaboration, den Datenaustausch und die Kommunikation zur Verfügung zu stellen?

Was ist aus eurer Sicht das größte Problem, das es hier zu lösen gilt?

Die nicht vorhandene oder ineffiziente Nutzung von vielen verschiedenen Tools erschwert den Schulalltag von allen Beteiligten (Eltern, Schüler:innen, Lehrkräfte sowie Schulleitungen, Schulverwaltungen und Schulträger/Politik). Darüber hinaus gibt es keinen klaren Marktführer und keinen transparenten und unabhängigen Überblick der im Einsatz befindlichen Tools. Dieses bestätigt auch eine während des Hackathons durchgeführte Umfrage von mehr als 500 Teilnehmern. Dadurch kommen teilweise unterschiedliche Tools zum Einsatz, was eine hohe Komplexität in der Einrichtung und Verwaltung und eine ineffiziente Nutzung nach sich zieht. Neben dieser Fragmentierung gibt es außerdem noch eine erhebliche Differenz und “Grauzone” zwischen den geforderten und notwendigen Datenschutzanforderungen und den tatsächlich eingehaltenen.

Wer ist von dieser Problemstellung betroffen?

Zunächst sind primär die Schüler:innen die Leidtragenden der aktuellen Situation. Die gesamte Digitalisierung muss sich dem Primärziel der Vermittlung von Bildung unterordnen. Bei genauerer Betrachtung sind aber alle Akteure den Schulwesens betroffen: Eltern, Schüler:innen, Lehrkräfte sowie Schulleitungen, Schulverwaltungen und Schulträger/Politik.

Lösungsbeschreibung:

Was ist Euer Lösungsansatz?

Kurzfristige Aufgabe für den Hackathon:

• Wir entwickeln ein Konzept und erste Prototypen mit folgenden Inhalten: Erstellung einer unabhängigen und qualitativ hochwertigen Datenbank der bereits existierenden Tools im Bildungsbereich. Diese werden für die Beteiligten anhand relevanter Entscheidungskriterien kategorisiert.
• Entwurf einer intuitiv bedienbaren Oberfläche, die allen Beteiligten die passenden Tools für den Schulalltag aus der Datenbank übersichtlich und unabhängig präsentiert.

Mit TROLEDO wird allen Beteiligten auf intuitive Weise das passende Tool für ihre momentane Herausforderung im Schul- und Verwaltungsalltag aufgezeigt.

Mittelfristige Mission:

• Aufbau einer deutschlandweiten digitalen Plattform, die alle verfügbaren und sinnvollen Tools für Eltern, Schüler:innen, Lehrkräfte sowie Schulleitungen, Schulverwaltungen und Schulträger/Politik übersichtlich zusammenfasst.
• Schulträger und Schulleitung können sich über die Plattform direkt die an ihre Anforderungen passenden Tools zusammenstellen und vielleicht sogar direkt online einrichten und verbinden.
• Eltern, Schüler:innen, Lehrkräfte, Schulleitungen und die Schulverwaltungen sehen über eine zentrale Anmeldung alle von ihren Schulen genutzten Tools in einer Übersicht und können mit nur einem Klick die gewünschte Funktion vom jeweiligen Tool nutzen. Das heißt, ein Tool für alles.

Langfristige Vision:

Mit TROLEDO haben alle Beteiligten des Bildungswesens Zugriff auf die erste Plattform, die alle Tools miteinander verbindet. Das Navi durch den Schulalltag - effizient, sicher und unabhängig!

Dabei entsteht eine übergeordnete Meta-Plattform, die intuitiv und effizient die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen allen Beteiligten des Schulsystems im Schulalltag erleichtert und zusätzlich folgende Funktionen bietet:

• Accounts für Eltern, Lehrkräfte, Schüler:innen, Schulleitung und Schulträger
• Eine Anmeldung (Single Sign On) für alle von einer Schule genutzten Tools
• Schulübergreifende Kommunikation und Kollaboration in allen Bereichen
• APIs zur direkten Verbindung der Funktionen der Tools

Von welchen Annahmen geht Ihr bei Eurem Lösungsansatz aus?

Aktuell haben wir ein extrem heterogenes und unübersichtliches Tool- und Anwendungs-Angebot in Deutschland. Schulleitungen und Schulverwaltungen sind bei der Auswahl teilweise überfordert oder finden durch mangelnde Transparenz und Marktfragmentierung nicht das passende Tool. Etliche Schulen verwenden eine ganze Reihe von unterschiedlichen Tools, die nicht miteinander verbunden sind. Dadurch entstehen Medienbrüche. Andere Schulen wiederum setzen noch gar keine digitalen Tools ein. Auch das Thema Datenschutz hat bei mehr als ¾ aller Befragten der Umfrage während des Hackathons eine hohe Bedeutung. Mit der aktuell fehlenden Transparenz ist dies aber kaum zu gewährleisten. Der Bedarf für eine unabhängige und neutrale Auflistung aller Tools ist sehr groß. Dies wird durch die Umfrage ersichtlich, in welcher sich 97% aller Beteiligten für die Bereitstellung einer Plattform ausspricht, wenn diese alle Tools zur schulischen Organisation kombiniert.

Dazu ein Zitat von Anika Buche, Gymnasial-Lehrerin und Gründerin Edu-Sense: Wenn mir ein solches Tool vor 2 Jahren zur Verfügung gestanden hätte, wären mir viele Stunden erspart geblieben.

Darüber hinaus ist die Bestimmung der wichtigsten Funktionen von großer Bedeutung. Des Weiteren führt die mangelnde Verknüpfung der Tools und Funktionen zu Informationsverlust und Frustration bei allen Beteiligten.

Zitat Thorsten Jürgensen-Engl, Schulleiter Albert-Schweitzer Gymnasium Hürth: Wenn ich als Schulleiter Troledo gehabt hätte, hätte das unseren Digitalisierungsprozess sehr beschleunigt. Es würde den Schulalltag sehr erleichtern, weil wir uns dann auf das Unterrichten konzentrieren können.

Wer profitiert von dieser Lösung? Wer nutzt diese Lösung?

Schulträger und Schulleitungen:

Durch mehr Transparenz bei der unabhängigen Auswahl werden gleich zu Beginn nur die relevanten Tools verwendet. Dadurch entstehen Synergieeffekte und auch die Kosten können reduziert werden.

Lehrkräfte:

Durch die Verknüpfung der Tools wird die Kommunikation zwischen Eltern, Schüler:innen und Lehrkräften erleichtert und die Bürokratie reduziert. Dadurch rückt die Vermittlung von Bildung und die pädagogische Arbeit mit den Schüler:innen wieder in den Vordergrund.

Schüler:innen:

Alle relevanten Informationen und Lehrmaterialien sind übersichtlich an einem Ort. Dadurch wird die Chancengleichheit gewährleistet, es entstehen transparente Möglichkeiten der Zusammenarbeit und die Schüler:innen können sich auf das Wesentliche konzentrieren: Lernerfolge erzielen und eine pädagogisch hochwertige Vermittlung von Bildung erhalten.

Eltern:

Es entstehen einfache und transparente Kommunikationswege zu Lehrkräften und anderen Eltern. Alle relevanten Informationen (Elternbriefe, Termine, Lernerfolge der Kinder, Vertretungsplan und vieles mehr) sind übersichtlich und digital verfügbar. Dadurch wird die Organisation des Schulalltags effizient gestaltet und es wird die Hemmschwelle für einen Austausch auf Augenhöhe zwischen Eltern und Lehrkräften gesenkt.

Welchen Einfluss hat Eure Lösung auf die aktuelle Situation? Was ist der langfristige Wert Eurer Lösung?

Unsere Plattform ermöglicht die transparente und unabhängige Auswahl der richtigen Tools für die jeweilige Bildungseinrichtung. Dabei liegt der Fokus auf einer neutralen, nach objektiven Kriterien und datenschutzkonformen, kategorisierten Recherchemöglichkeiten. Dadurch werden Kosten reduziert und der Prozess der Digitalisierung an Schulen wird beschleunigt. Dies führt zu einer Verbesserung der Chancengleichheit aller Schüler:innen und ermöglicht eine effiziente Unterstützung aller Beteiligten beim “Remote Learning” und “Homeschooling”.

Langfristig ermöglicht die Plattform:

• Eine unabhängige und verlässliche Datenbank aller Tools für das Bildungswesen. Dabei liegt der Fokus auf der Kategorisierung nach objektiven Kriterien und Datenschutzanforderungen.
• Der Zugang zu den Tools wird durch die Verknüpfung enorm erleichtert und die Umsetzung von digitalen Prozessen im Bildungswesen kann schneller erreicht werden.
• Es entstehen dadurch massive Synergien und ein Austausch zwischen den Schulen. Dadurch werden die Kosten für die Digitalisierung des Bildungswesens reduziert.
• Die Kommunikationswege und der Austausch von Informationen zwischen allen Beteiligten wird extrem vereinfacht und transparent gestaltet.

Dadurch kann ein ganzheitlicher Beitrag zur Digitalisierung des Bildungswesens geleistet werden.

Wie bewertet Ihr selbst die Umsetzbarkeit und Skalierbarkeit Eurer Lösung?

Eine Umsetzung der kurzfristigen Ziele eine neutralen Übersichtsplattform für vorhandene Tools aufzubauen wird angestrebt und als sehr realistisch eingeschätzt. Bereits während des Hackathons konnte eine umfangreiche Liste an vorhandenen Tools gesammelt und einer ersten Bewertung und Kategorisierung unterzogen werden. Die Durchführung einer Umfrage während des Hackathons mit mehr als 500 Teilnehmern beweist zudem, dass auch für eine weitere Ausarbeitung die “Crowd” genutzt und die Datenbank somit neben der qualitativen Aufmerksamkeit auch quantitativ schnell erweitert werden kann. Technisch ist eine Skalierung auf dieser Ebene mit keinem Risiko verbunden, so dass nach einer kurzen MVP-Testphase mit bereitstehenden Schulen die Plattform direkt auf eine nicht limitierte Zahl an Schulen skaliert werden kann und über eine Mehrsprachigkeit auch international ergänzt werden kann.

Die Umsetzung der mittelfristigen und langfristigen Vision als technisch zentrale Anlaufplattform bedarf technischer, menschlicher und finanzieller Ressourcen sowie die Abstimmung mit den verschiedenen Tool-Anbietern. Technisch kann TROLEDO als zentrale Plattform in Verbindung mit Single-Sign-On auf etablierte Standards wie OpenID-Connect und OAuth zurückgreifen. Da mit Sharezone und DieSchulApp bereits zwei Anbieterfirmen im Projektteam mitarbeiten, bestehen hier die besten Chancen für einen unkomplizierten Start. Es wird zudem davon ausgegangen, dass sich nach dem Start mit den ersten Anbietern die weiteren Tools aktiv anschließen werden.

Um die Vision auch langfristig an vielen Schulen, national wie international, zu etablieren, ist ein enger Kontakt mit Politik, Entscheidern im Bildungswesen sowie Pilotschulen notwendig. Hier erhofft sich das Projektteam neben den bereits bestehenden persönlichen Kontakten auch eine Unterstützung durch die Medienpräsenz des Hackathons sowie der Politik.

Vorgehen und Fortschritt:

Wie ist der Lösungsansatz entstanden?

Mit Elena Trost Le Doeuff brachte ein Projektmitglied bereits die existierende Vision einer zentralen Plattform in das Hackathon-Team. Diese Idee wurde sowohl synchron in Videokonferenzen als auch asynchron in Teilprojekten zu Zwischenergebnissen weiterentwickelt. Der zentrale Gedanke war dabei, dass viele gute Tools am Markt bereits existieren, für Schulen jedoch der transparente Überblick fehlt.

Was waren die wichtigsten Meilensteine während der Hackathon Woche?

0. Definition des Projektes und Organisation des Teams

Zu Beginn wurde die Projektidee in einem offenen Brainstorming diskutiert, per MindMap strukturiert und in einzelne Pakete zerlegt. Dabei wurden die Teammitglieder je nach Expertise den Paketen zugeteilt. Für die weitere Planung der Umsetzung wurde in Notion ein Kanban-Board erstellt. Die Kommunikation erfolgte über einen privaten Slack-Channel und es wurden Status-Meetings jeden Tag um 9 und 19 Uhr vereinbart.

1. Erstellung eines Prototyps

Es wurde eine Web-Applikation zur Demonstration der Suchmöglichkeiten innerhalb der Tool-Datenbank erstellt. Für die Erstellung dieses Prototypen wurden zunächst in einer gemeinsamen MindMap die beteiligten Akteure anhand von Personas definiert. Für den Ablauf innerhalb des Prototypen wurden für für die jeweiligen Personas User Stories erstellt. Daraufhin wurde ein erster visueller Entwurf für die Umsetzung des Prototypen als einfache Web-Anwendung erstellt.

2. Aufbau einer Datenbank

Parallel zur Erstellung des Prototypen wurde eine Datenbank entworfen um die Tools nach definierten Kriterien durchsuchbar und transparent zu speichern. Um die Qualität der Einträge zu gewährleisten wurden Recherchen für die einzelnen Tools durch das Team durchgeführt. Darüber hinaus wurde ein Formular entwickelt, dass Herstellern von Tools im Bildungsbereich die Möglichkeit gibt das Tool an uns zu melden. Der Eintrag in die Datenbank geschah erst nach einer unabhängigen Prüfung durch das Team.

3. Bedarfsanalyse aller Beteiligten

Für die jeweilige Persona wurden anhand der User Stories die einzelnen Anwendungsfälle gesammelt und strukturiert. Anschließend wurden daraus die Kriterien für die Kategorisierung der Tools abgeleitet und in einer MindMap strukturiert.

4. Zielgruppenanalyse durch Umfrage

Basierend auf der Bedarfsanalyse und Gesprächen mit Experten wurde eine Umfrage erstellt und durchgeführt. Die Umfrage ist unter https://faw.li/troledo verfügbar. Bis Freitag, 12.06.2020, haben 523 Teilnehmer bei der Befragung teilgenommen. Die wichtigsten Ergebnisse werden im Folgenden aufgeführt:

• Alle Beteiligten sind unter Teilnehmern vertreten, von Schüler:innen bis zum Schulträger. Eltern stellen mit 55% die größte Gruppe dar, gefolgt von Lehrkräften mit 25%.
• Mehr als die Hälfte (55%) geben an “das virtuelle Klassenzimmer” sei die größte Herausforderung des Schulalltags, gefolgt vom Informationsaustausch mit 20%.
• Antolin/ Anton-App haben mit 38% eine weite Verbreitung unter den LernApps erreicht.
• Unter Schul-Management-Tools ist IServ mit nur 8% das am häufigsten genannte Tool. Die Anzahl und Verteilung der genannten Tools ist stark fragmentiert.
• Fast die Hälfte aller Befragten (44%) geben an, dass sie täglich ein privates, nicht von der Schule zur Verfügung gestelltes, Tool zweck schulischer Organisation nutzen.
• Nur 4% der Befragten gibt an, dass Ihre Bedürfnisse durch das seitens der Schule bereitgestellte Tool, nahezu vollständig gedeckt sind. Für 17% sind sie gar nicht bis nahezu gar nicht gedeckt.
• Für mehr als ¾ (79%) der Befragten ist das Thema Datenschutz wichtig bis sehr wichtig.
• 97% der Befragten sind bereit, sich auf eine neue Plattform umzustellen, wenn diese alle Tools zur schulischen Organisation kombiniert.

Parallel dazu ist ein Erklärvideo zur Demonstration der Herausforderungen und Lösungen entstanden. Alle Ergebnisse wurden abschließend in dieser Projektdokumentation zusammengefasst.

Wenn Ihr auf einer bestehenden Lösung aufgebaut habt: bitte beschreibt den Status am Anfang des Hackathons, so dass wir den Fortschritt während der Woche angemessen beurteilen können.

Die Vision, eine digitale Plattform im Bildungswesen zu erschaffen, brachte Elena Trost Le Doeuff mit in den Hackathon und suchte sich hierzu ein passendes Team. Die komplette Ausarbeitung, sowie die Entstehung des Prototyps wurde vollständig im Hackathon #wirfürschule durchgeführt.

Prototyp:

Wo finden wir Euren ersten Prototypen?

Ein erster Clickdummy wurde https://wirfuerschule.troledo.com/prototype/ veröffentlicht. Er stellt durch übersichtliche Kacheln einen einfachen “Informationstrichter” dar, mit dem Informationen über den Nutzer abgefragt werden und als finales Resultat die passenden Tools angezeigt werden. Der Clickdummy wird nach dem Hackathon weiter ausgebaut. Um die Filterkriterien zu strukturieren, wurde vom Projektteam eine Mindmap erstellt. Die Datenbank wurde mit Hilfe von notion.so schnell, gut nutzbar und strukturiert in einer ersten Fassung aufgebaut. Durch zukünftige API-Schnittstellen von notion.so kann die Datenbank entweder direkt mit der Website verknüpft oder per Import/Export in ein anderes Datenbanksystem übertragen werden. Programmiercode ist nicht vorhanden, da für die Umsetzung verschiedene existierende Cloud-Plattformen verwendet wurden.

Wie könnte die kleinste nutzbare Version Eurer Lösung aussehen?

Für die kleinste, nutzbare und sinnvolle Version von TROLEDO muss der bestehende Clickdummy zu einer funktionsfähigen und benutzerfreundlichen Webanwendung ausgebaut werden. Anschließend können alle Beteiligten über einfache Kriterien ein für ihre Bedürfnisse passendes Tool finden und mit dem Anbieter Kontakt aufnehmen. Durch die Zusammenstellung über die existierende Datenbank sowie die unabhängige Bewertung ist für den Nutzer sofort ein Mehrwert vorhanden.

Nächste Schritte:

Wie testet ihr Eure Annahmen?

Wir haben bereits im Rahmen des Hackathons eine Umfrage mit über 500 Teilnehmern durchgeführt. Diese wird durch die Erfahrungen der aktuellen Umfrage spezifiziert, erweitert und durch Nutzung des Netzwerkes des Hackathons und weiterer bestehender Kontakte und Netzwerke großflächig verbreitet. Darüber hinaus werden Workshops mit allen Zielgruppen und Experten durchgeführt.

Was ist aus Eurer Sicht der nächste Schritt in Richtung Umsetzung?

Der nächste Schritt in Richtung Umsetzung ist die Schaffung von Transparenz: Dazu wird zunächst eine unabhängige und neutrale Datenbank der Tools aufgebaut und anhand der Kriterien validiert. Anschließend wird die Entwicklung einer skalierbaren Web-Anwendung und die Durchführung von Akzeptanztests angestrebt. Um dies erfolgreich umsetzen zu können, wollen wir mit zwei Schulen, die bereits Interesse bekundet haben, in einem Pilotprojekt zusammen arbeiten und den ersten Entwurf der Plattform testen.

Basierend auf den Ergebnissen der Pilotprojekte wird die weitere Entwicklung in folgenden Meilensteinen erfolgen: Integration von bereits vorhandenen Tools über Schnittstellen (API) und die Entwicklung einer universellen Anmeldung (Single Sign-On). Nach erfolgreicher Etablierung im deutschsprachigen Bildungswesen wird die Plattform auf europäischer und internationaler Ebene skaliert.

Was benötigt Ihr für den nächsten Schritt (Ressourcen, Know-How, Budget)?

Für die Umsetzung werden nach jetziger Schätzung die folgenden personellen Ressourcen benötigt:

• 1 FTE Product Owner (Founder)
• 1 FTE Sales & Marketing (Founder)
• 4 FTE Developer, Data-Scientists, Plattform-Spezialisten, Berater
• 1 FTE UX/UI-FrontEnd Developer und Designer

Für die weitere Ausarbeitung des Projektes, werden in den nächsten 12 Monaten voraussichtlich finanzielle Mittel in einer Gesamthöhe von 600.000€ benötigt (500k€ Personalkosten, 50k€ Lizenzen & Hosting, 50k€ Legal & Admin).

Darüber hinaus werden weitere Kontakte zu Vertretern im Bildungswesen, der Schulträger und Ministerien auf kommunaler- und auf Landesebene benötigt, um die Plattform gezielt nach den Bedürfnissen der Anwender und der Politik gemeinsam aufzubauen.

Seid ihr als Projektteam selbst an der Umsetzung interessiert?

Die Umsetzung der aus dem Hackathon entstandenen Idee TROLEDO wird vom Kernteam des Hackathons weitergeführt. Hierzu hat sich bereits ein kompetentes Kernteam mit unterschiedlicher Expertise zusammengefunden, welches Marketing & Sales, Product Development, Berater, UX/UI-FrontEnd und Backend Development abdeckt. Des Weiteren wird TROLEDO im Beirat von erfahrenen Personen unterstützt.