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Inspiration

Aufgrund der gegenwärtigen Pandemie befinden sich auf einmal sehr viele Menschen zum ersten Mal im Home Office und stellt diese vor vielfältige Herausforderungen. Es ist schwer vorstellbar, dass sich dieser Arbeitstrend auch in einer post-Corona-Welt wird umkehren lassen. Damit verändert sich die tägliche berufliche Umgebung und der routinierte Ablauf signifikant. Es gibt bereits ausgefeilte technologische Features, die im Home Office genutzt werden können, um in der neuen Situation zu strukturiertem Arbeiten zurückzufinden und Kommunikation und Partizipation mit anderen zu ermöglichen. Was jedoch noch im virtuellen Büro fehlt ist das menschliche Miteinander und die tägliche "haptische" Umgebung und Struktur tatsächlich erlebbar zu machen, zum Beispiel den Kolleg*innen mit Rat und Tat zur Seite zu stehen, den Kaffee gemeinsam zu trinken oder auch Pausen einzulegen.

What it does

Vision Unsere Vision ist es, Angestellte und Arbeitgeber in der Wirtschaft, dem öffentlichen Sektor und in sonstigen Einrichtungen beim Übergang vom physischen in den virtuellen Arbeitsbereich zu unterstützen, damit die Produktivität sichergestellt und die Arbeit im Home Office so effizient und einfach wie möglich gestaltet werden kann. Unsere Plattform im virtuellen Raum verbindet moderne Technologien und Tools mit den Menschen und seinen sozialen Bedürfnissen und machen diese im Home Office real erlebbar.

Ziel Wir schaffen für Unternehmen, Behörden und sonstigen Einrichtungen > 50 Mitarbeiter einen virtuellen Arbeitsraum ("Office Life"), der eine benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche hat. Unsere modular aufgebaute Plattform vereint diverse digital abgebildete Räume mit unterschiedlichen Funktionen, in welchen Technologien, Tools und Menschen an einem Ort vereint werden und auf neue Umstände reagieren. Dabei sind die sozialen Routinebedürfnisse und Vorteile des physischen Büros real erlebbar und nutzbar. Es können z.B. Kanban- und Dashboards für aktuelle Aufgaben, To-Do-Listen und Chatbots für Supportanfragen und andere organisatorische Dinge verwendet werden. Die sozialen Eigenschaften der Arbeit werden z.B. durch Erinnerungen an Bewegungs- oder Kaffeepausen nachgestellt, in denen ein Austausch mit Kollegen*innen möglich ist.

Challenges Die Herausforderung besteht darin, mit den potentiellen Usern in einen virtuellen Raum einziehen zu können. Es sollen nicht nur bereits bestehende Produkte (z.B. Skype, Zoom, Trello, Miro und Slack) schnell verfügbar sein, sondern einen tatsächlicher Mehrwert geschaffen werden, in dem wir diese Tools mit dem Bedürfnis nach sinnstiftender Kollegialität, Gemeinschaft und Zugehörigkeit verbinden. Insbesondere die weniger digital affinen Mitarbeiter*innen sollen hier auch durch einfache Tutorials, Webinare und virtuelle Mentorings schnell Unterstützung erhalten. Es geht darum, virtuell das eigene Team und auch das Unternehmen zu spüren. Die Systemsprache sollte neben Deutsch auch zeitnah mindestens Englisch sein.

How we built it

Wir sind ein heterogenes Team, das recht fluide, aber mit einem Kern von 6 - 8 Leuten im ersten Brainstorming und Ideenaustausch grob unseren Frame beschrieben haben. Konzentriert haben wir aus einer Liste von negativen Aspekten des Home Office unser Design Document erarbeitet. Design Thinking haben wir als weitere Methode ausgewählt und gemeinsam kennengelernt. Mithilfe der Ideen aus unseren User Stories haben wir unsere Must/Nice to Haves des Virtual Workspaces gelistet. Miro nutzten wir als Tool, um die Ideen für die Entwicklung zu strukturieren. Mit dieser Basis haben wir unser erstes Design erstellt und im Task Board ein Tech-Team, ein Design-Team und ein Communication-Team gebildet. In den Break-Off Sessions wurde es konkreter. Für unseren Pitch beschrieben wir den Business Case und erarbeiteten die Grundlage für unser Video. Wir haben uns entschieden, im Rahmen des Hackhatons auf den Case, die User Story und das Design zu fokussieren.

Challenges we ran into

Einige von uns konnten nicht die volle Zeit dabei sein. Daher war es wichtig, stetig gute Übersichten der Ergebnisse, des Fortschritts und des aktuellen Stands sicherstellen. Wir haben gemeinsam neue Tools und Dinge wie Design Thinking, User Stories und how to write a design document gelernt. Die gesonderten Channels für Know How und Unterstützung haben geholfen, um Frontend-Developer und Designer zu suchen und zu finden.

Accomplishments that we're proud of

Wir waren uns am Anfang alle fremd und haben einen enormen Team Spirit entwickelt ("we are one und wo ist eigentlich die Zeit geblieben, so genial und schön war es!"). Diese Krise ist eine richtig gute Gelegenheit, um gemeinsam zu wachsen und neue Ideen zu entwickeln. Dabei helfen agile Instrument ungemein, um diese Prozesse zu brainstormen, zu designen, zu kommunizieren und zu entwickeln. Und nebenher hat es richtig viel Spaß gemacht, denn wir haben sehr viel voneinander gelernt und sind dankbar dafür und für den respektvollen Umgang untereinander. Selbst die teilweise Kommunikation auf Englisch hat super funktioniert.

What we learned

• Together we may move it!
• Zwischendurch immer wieder das Fenster öffnen und regelmäßig essen und trinken
• Die Kamera geht erst nach dem 2. Kaffee an
• Design Thinking, User Stories, Design Document, Online Tools zur Kommunikation und Strukturgebung
• Wenn wir das gleiche Ziel haben und den gleichen Sinn sehen, sind wir unglaublich schnell gemeinsam auf dem Weg
• Wir müssen groß und in Lösungen denken, um dann vom Großen zum Kleineren (MVP) zu kommen
• Try. Fail. Go for it !! Machen ist wie wollen, nur krasser;-)

What's next for Office Life

Kurzfristig:

• weitere Supporter, Mentor*innen und Pat*innen finden, die mit Front-/Backend Know How zur Verfügung stehen
• Prototyping und Testing / Kundenfeedback einarbeiten/ Marktbedürfnisse einholen
• Mit dem open source code wollen wir unserer Zielgruppe schnell und bestmöglich Unterstützung anbieten
• Anbieter prüfen oder eigene Plattformen bauen und in Betrieb nehmen
• Integration von Tools der Übersetzung "englisch"

Mittelfristig:

• Chatbot für den Fitness-Raum nutzen, z.B. "Du solltest mal wieder aufstehen und dich bewegen"
• Chatbot für Supportanfragen in der Mediathek (KI-Technologie), z.B. häufig wird nach Problemen der Konnektivität gesucht. Der Chatbot lernt, dass diese Anfragen häufig kommen und bietet schneller Lösungsvorschläge an.
• Aufbau von weiteren Räumen (Projekträume, Konferenzräume), Command Center (Nachrichten weltweit und firmenintern)
• Weitere Ausrichtung an den Bedürfnissen der User (auch abhängig von Dauer der Krise?)
• Prüfung des Einsatzes von KI für automatisierte Erledigung wiederkehrender Prozesse

Langfristig:

• Aufbau einer nachhaltigen skalierbaren Plattform, die nutzbar ist für alle, die Remote arbeiten und zwar weltweit
• Anwendbarkeit ermitteln für Behördengänge (z.B. Ausweis beantragen) und Schulen (Räume = Klassenzimmer)
• Bereitschaft zur kommerzielle Nutzung ist derzeit wahrscheinlich gering; daher ggf. weiterführende Features kostenpflichtig gestalten (Lizenzmodell), d.h. kostenlose Freemium und kostenpflichtige Premium Version; oder man lässt bei entsprechender Reichweite die Unternehmen für die Verlinkung der Tools bezahlen

Quellen

teamwork https://drive.google.com/drive/folders/1mKwrcN7GjILb1zGpU-msaU42A4OCJYhO

Design Sprint + Konzept https://miro.com/app/board/o9J_kus0_8A=/

Airtable https://airtable.com/shrs71ccUVKyvLlUA/tbl6Br4W3IyPGk1jt/viw7AlEju6qFtXJqL?blocks=hide

Slack https://wirvsvirus.slack.com/archives/C0104PRPH6X