Personalplanung: How to drag without dropping

Inspiration - Kontaktketten verfolgen und Personalkräfte schonen

In Gesprächen mit Mitarbeitern des Universitätsklinkum Hamburg-Eppendorf (UKE) stellte sich heraus, dass für die Personalplanung des Krankenhauses für die zu besetzenden Stationen in Zeiten der Corona-Krise (und auch in anderen Epidemielagen) neue Problemstellungen auftauchen:

  • Im Fall einer Infektion einer/s Mitarbeitenden muss schnell die Kontaktkette für die vergangenen 7 - 10 Tage nachvollzogen werden können, um die Kollegen schnell zu testen und so die weitere Ausbreitung im Personal zu verhindern
  • Mitarbeiter sollten in den Schichten wenn möglich nur minimal in neuen Konstellationen zusammenarbeiten, um die Anzahl der Kontakte im Infektionsfall so weit wie möglich zu reduzieren
  • Auch in Krisenzeiten müssen Ruhezeiten und der Biorhythmus berücksichtigt werden, um die Pflegekräfte zu entlasten und nicht noch mehr Ausfälle zu provozieren

Funktionalität - Intuitive Drag & Drop Bedienung und hohe Effizienz

  • Im ersten Schritt soll den Pflegekräften ein leicht zugängliches und benutzerfreundliches Open-Source Tool zur einfachen Schichtplanung per Drag & Drop zur Verfügung gestellt werden
  • Empfehlungen unterstützen den Benutzer bei der Berücksichtigung von Ruhezeiten und Ausfällen mittels eines intuitiven Ampelsystems
  • Im Infektionsfall können die Kontakte innerhalb des Personals automatisch ermittelt und in einer dedizierten Sicht ermittelt werden
  • Mittel- bis langfristig sollen die zugrundeliegenden Modelle kontinuierlich verbessert und der Prototyp auf verschiedene Schichten- und Bereichsvarianten (z.B. stationsübergreifend) erweitert werden
  • Eine Generalisierung des Szenarios soll das Tool für weitere Branchen nutzbar machen wie z.B. den EInzelhandel

Projektablauf - Softwareentwicklung im Schnelldurchlauf

  • Analyse der aktuellen Situation
  • Problemdefinition:
    Wie können…. Schichtpläne trotz Ausfällen effizient und benutzerfreundlich erstellt werden um eine optimale Stations Abdeckung zu gewährleisten?
    Wie können… trotz der zu erwartenden Ausfälle humane Schichtzeiten ermöglicht werden?
    Wie können… im Infektionsfall personalinterne Kontaktketten einfach und schnell identifiziert werden?
  • Fokus auf Benutzerfreundlichkeit, das Tool sollte unkompliziert schnelle Änderungen ermöglichen um z.B. flexibel Ausfälle abzufangen
  • Teamorganisation nach Fachkenntnissen und Aufgabenaufteilung
  • Grundentwürfe von mathematischen Überlegungen um eine algorithmische Nutzerunterstützung zu ermöglichen
  • Architekturentwürfe der Backendsysteme wie z.B. ein grobes Datenbankmodell
  • Grundzüge der Backendimplementierung
  • Implementierung eines Prototypenfrontends zur Verdeutlichung der Funktionalität

Probleme - Von der Konzeption zur Implementierung in nur 48 Stunden

  • Kurzfristige Strukturierung des Teams, um allen Mitgliedern zu ermöglichen, gleichzeitig wirkungsvoll zu arbeiten
  • Problemstellung war zu Beginn des Hackathons so rudimentär, dass die Konzeption der Anforderung anfangs sehr viel Zeit in Anspruch nahm
  • Mathematische Modellierung der Entscheidungsunterstützung erwies sich als sehr komplex
  • Softwarekomplexität eines komplett funktionalen Backends

Verdienste des Teams - Realisierung einer konkreten Anforderung

  • In nur 48 Stunden hat sich ein funktionierendes und strukturiertes Team aus den unterschiedlichster Fachdisziplinen und Herkunft formiert
  • Kontinuierliche Konsultation von Branchenexperten
  • Oft wird Personalplanung in Krankenhäuser noch mit Excel Tabellen ausgeführt, wir sind stolz darauf, eine einfachere und gleichzeitig effizientere Lösung anbieten zu können
  • Wir können in der aktuellen Krise eine Möglichkeit bieten, ohne großen manuellen Aufwand die Kontaktketten schnell zurückzuverfolgen
  • Konzeption einer freien Open-Source Alternative zu gängigen kommerziellen und oft sehr teuren Personalplanungsprogrammen, die das Krankenhausbudget entlasten könnte

Was wir gelernt haben - Der Umgang mit Zeitdruck

  • Bei so kurzen Projektlaufzeiten sind schnelle Entscheidungen besser als detailliert ausgearbeitete und besprochene
  • Das mathematische Modell zur automatischen Optimierung eines Schichtplans ist viel zu komplex und würde zur Lösung enorme Aufwände benötigen
  • Die algorithmische Entscheidungsunterstützung ist einfacher, aber immer noch so komplex, dass es in der Kürze der Zeit nicht lösbar war

Vision und weiteres Vorgehen - Schneller Einsatz mit kontinuierlicher Algorithmenverbesserung

  • Implementierung eines funktionalen Backends, welches Benutzeradministration, Mitarbeiterverwaltung sowie Konfiguration ermöglicht sowie die erstellten Datenbankkonzepte umsetzt
  • Benutzertests mit dem UKE Hamburg, um so schnell wie möglich zu einer brauchbaren und einsatzfähigen Lösung zu kommen
  • Veröffentlichung der mathematischen Grundkonzepte, um eine umfassendere Modellierung anzustoßen, die den Benutzer bei seinen Entscheidungen unterstützen kann
  • Schnittstellenimplementierung zu gängigen Personalverwaltungstools
  • Zusammenstellung eines Kern-Teams, welches nach dem Hackathon weiter an der Umsetzung arbeitet
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