Die Herausforderung

Der PARITÄTISCHE Baden-Württemberg ist einer von sechs Spitzenverbänden der freien Wohlfahrtspflege. Er steht für sachkundige Beratung und innovative Soziale Arbeit zum Wohle des einzelnen Menschen und der Gesellschaft. Im Zusammenhang mit dem Thema Digitalisierung wurde schon einiges bewegt und geschafft. Eine Baustelle beschäftigt die Mitarbeitenden im Verband schon viele Jahre. Eine kleine Exceldatei, die auch aus dem Jahre 1987 stammen könnte, den Namen Anwesenheitskalender trägt und in die alle Mitarbeitenden einzeln ihre Termine eintragen – ganz old school – und das im Zeitalter der Digitalisierung. Wer befreit uns von diesem Steinzeitriesen und hilft uns eine moderne, durchdachte Lösung zu finden damit 50 Menschen einen Überblick haben wer wann wo ist? Upcycling-Trends gewinnen ja heutzutage auch immer mehr an Popularität. Was mit Autoreifen und Milchtüten funktioniert, klappt auch mit unserem Anwesenheitsplaner. Aus Alt mach Neu. Vorbei die Zeiten in denen Termine umständlich doppelt eintragen werden, um dann aus Versehen wieder von jemandem gelöscht zu werden. Vorbei die Zeiten in denen Mitarbeitenden geduldig vor der gesperrten Datei sitzen und darauf warten ihre Eingaben speichern zu können, weil irgendjemand die Datei blockiert. Vorbei die Zeit in denen der Raumplaner umständlich vom Servicepool befüllt werden muss oder Termine für den Verband mühsam aus Dateien entnommen werden müssen. Vorbei die Zeit, in denen ein Programm für eine Lösung missbraucht wird, für die es absolut nicht gemacht wurde.

Gesellschaftlicher Mehrwert

In erster und direkter Form profitieren von der erarbeiteten Lösung die Beschäftigten des PARITÄTISCHEN Landesverbandes Baden-Württemberg. Da dort eine deutliche Erleichterung bei administrativen Tätigkeiten erreicht wird werden Ressourcen frei, die in gesellschaftsrelevante Arbeiten fließen können.

Skalierbarkeit

Die Lösung lässt sich auf alle Einrichtungen und Teams übertragen, die bisher eine Excel-Tabelle oder ähnliches einsetzen um Anwesenheiten/Abwesenheiten von Teammitgliedern zu kommunizieren. Im Idealfall ist, wie beim PARITÄTISCHEN, auch Bereits Outlook/Exchange im Einsatz, sodass Neuanschaffungen entfallen.

Innovationskraft

Ein nur zeitversetzt nutzbarer Kommunikationskanal der viele Nerven gekostet hat wird durch eine funktionale Variante ersetzt, die auf parallel nutzbare Exchange-Funktionalitäten aufsetzt. Damit wird die “Zweckentfremdung” von Excel durch die Nutzung aktueller Softwareprodukte ersetzt um die Arbeit zu vereinfachen, zu beschleunigen und die Datensicherheit zu gewährleisten.

Tragfähigkeit

Die Idee lässt sich mit Hilfe des erarbeiteten Konzeptes sowie dem erstellten Schulungsmaterial im Rahmen von Betriebsinternen Vorgaben sehr zeitnah umsetzen, da der erforderliche Lernaufwand für die Mitarbeitenden sehr überschaubar ist und die Lösung sich optimal in die bestehenden Vorgänge integriert. Eine Herausforderung zu Beginn wird sicherlich sein, alle Kollegen*innen von der Sinnhaftigkeit des Umstiegs zu überzeugen bzw. Sie zur Nutzung der Lösung zu bewegen. Dabei sollen die ausformulierten Benefits der neuen Lösung unterstützen. Eine langfristige Wirkung des Projektes tritt automatisch ein, wenn die Belegschaft die neue Lösung nutzt, die Vorteile erfährt und die alte umständliche Variante entfällt. Die neue Lösung ist etwas, was nicht einmalig eingesetzt oder durchgeführt wird. Sie soll und wird den Arbeitsalltag auch in Zukunft begleiten.

Nachhaltigkeit

Die Lösung ersetzt nicht nur eine umständliche, ärgerliche und veraltete Variante der Kommunikation, sondern bietet auch eine Basis, um Terminierungsfunktionalitäten in Outlook intensiver zu nutzen. Dies fördert durch die Vereinfachung von Terminkoordinationen das soziale Miteinander. Im ökonomischen Sinn entstehen keine zusätzlichen Kosten, da Outlook und Exchange bereits vorhanden und in Betrieb sind. Es werden bislang brachliegende Funktionalitäten in eine aktive Nutzung überführt. Die Vereinfachung durch die neue Lösung ermöglicht freigewordene Ressourcen an anderer Stelle für den Verband und die Gesellschaft zielführend einzusetzen.

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